Céges működés
Céges működés, kevesebb kézi munkával és több átláthatósággal
A napi működés sokszor nem nagy hibákon csúszik el, hanem apró, ismétlődő akadályokon: Excel-táblákon, elvesző e-maileken, kézi adatmásoláson, fejben tartott információkon és nehezen követhető feladatokon.
Én abban segítek, hogy a meglévő működésedet IT-oldalról átláthatóbbá, gyorsabbá és kevésbé sérülékennyé tegyük.
Nem új üzleti logikát erőltetek rád. Megértem, hogyan dolgoztok most, megtartjuk, ami működik, és ott javítunk, ahol tényleg idő, pénz vagy figyelem vész el.
Kiindulási pont
Ismerős működési problémák?
Túl sok Excel
Fontos adatok több táblában, több verzióban, több embernél élnek, és egyre nehezebb tudni, melyik az aktuális.
E-mailben kallódó feladatok
A teendők levelekben, félmondatokban, fejben és régi beszélgetésekben vannak. Ami nincs újra rákérdezve, az könnyen elveszik.
Kézi adatmásolás
Ugyanazt az adatot több helyre kell beírni, átmásolni, újraformázni vagy továbbküldeni.
Szétszórt ügyféladatok
Az ügyfélhez tartozó információk táblázatban, e-mailben, számlázóban, jegyzetben és fejben vannak egyszerre.
Nincs státuszkövetés
Nem látszik tisztán, melyik ügy, ajánlat, rendelés, feladat vagy hibajegy hol tart.
Nehéz visszakeresés
A válasz valahol megvan, csak épp senki nem tudja, melyik táblában, levélben vagy mappában kell keresni.
Nincs vezetői rálátás
A napi munka zajlik, de nehéz egyben látni, miből mennyi van, hol van elakadás, és mire kell figyelni.
Kulcsemberfüggő működés
Egy ember tudja, mi hogyan működik. Ha ő nincs, lelassul vagy megáll egy folyamat.
Ismétlődő manuális adminisztráció
Minden nap ugyanazokat a lépéseket kell kézzel megcsinálni, pedig nem ez termeli a valódi értéket.
Több rendszer nem beszél egymással
Van weboldal, számlázó, táblázat, nyilvántartás, levelezés és különböző programok, de az adatok nem mozognak köztük értelmesen.
Módszer
Nem új rendszert erőltetek rád. A működésedet teszem jobbá.
Egy cég működése nem véletlenül olyan, amilyen. Az évek alatt kialakult folyamatok mögött tapasztalat, megszokás, ügyféligény és gyakorlati kényszer van.
Ezért nem azzal kezdem, hogy mindent dobjunk ki és vezessünk be egy teljesen új rendszert. Először megértem, hogyan dolgoztok most, mi működik jól, hol van felesleges kézi munka, hol keletkezik hiba, és hol lehet egyszerűbbé tenni a napi működést.
Nem lecserélni akarom a céged működését. Hanem segítek, hogy jobban működjön.Folyamat
Így lesz a napi káoszból átláthatóbb működés
-
Megértés
Átbeszéljük, hogyan működik most a cég: honnan jönnek az adatok, ki mit kezel, hol akad el a munka, és mi az, ami már régóta bosszantó.
-
Folyamatfeltérképezés
Megnézzük, milyen lépésekből állnak a fontosabb folyamatok: ügyfélkezelés, ajánlatadás, rendelés, hibakezelés, adminisztráció, belső feladatok.
-
Adatrendezés
Tisztázzuk, milyen adatok vannak, hol vannak, melyik az igaz forrás, mi duplikálódik, és mit kellene könnyebben visszakeresni.
-
Egyszerűsítés
Nem mindent automatizálni kell elsőre. Sokszor már az is nagy előrelépés, ha kevesebb helyen kell keresni, kevesebb lépést kell fejben tartani, és világosabbak a státuszok.
-
Automatizálás
Ahol tényleg értelme van, ott a kézi, ismétlődő feladatokat automatizáljuk: értesítések, adatátadások, státuszváltások, importok, listák, riportok.
-
Bevezetés és finomhangolás
A jó rendszer nem attól jó, hogy sok funkció van benne, hanem attól, hogy használják. Ezért a megoldást a valódi napi működéshez kell igazítani, majd finomítani.
Terepi működésfeltárás
A folyamatokat ott kell megérteni, ahol történnek
A céges működés javításához nem elég megnézni egy táblázatot vagy meghallgatni, hogyan kellene működnie a folyamatnak. A valóság gyakran a napi használatban derül ki: ki mit hova ír fel, mit kerül meg, mit másol át kézzel, mire vár, mit ellenőriz kétszer, és hol alakul ki felesleges kerülőút.
Ezért működésfejlesztésnél fontosnak tartom, hogy ne csak a vezetői szinttel beszéljek, hanem azokkal is, akik naponta használják a rendszereket.
Sok optimalizálás nem programozással kezdődik, hanem azzal, hogy végignézzük, hogyan dolgoznak az emberek.
Szemlélet
Nem nagyvállalati rendszert adok kisvállalati problémákra
Egy 5-42 fős KKV-nak sokszor nem óriási vállalatirányítási rendszerre van szüksége, hanem átláthatóbb, célzottabb, könnyebben használható belső megoldásokra.
Lehet, hogy egy jól kialakított nyilvántartás, egy ügyfélkezelő felület, egy státuszkövető rendszer vagy néhány jól megtervezett automatizmus többet segít, mint egy drága, túlméretezett szoftver.
A jó belső rendszer nem bonyolultabbá teszi a munkát, hanem leveszi a felesleges köröket az emberek válláról.Háttér
Saját rendszerek, valós céges problémákra
Nem elméleti folyamatábrákban gondolkodom, hanem használható megoldásokban. Dolgozom egyedi fejlesztésű webes rendszerekkel, ügyfélkezeléssel, adminisztrációs felületekkel, webshopos folyamatokkal, adatimportokkal, belső nyilvántartásokkal és olyan megoldásokkal, ahol a cél nem a látványos bonyolultság, hanem a napi munka egyszerűsítése.
A saját UFO rendszerem is ebből a gondolkodásból született: gyorsabb ügyfélkezelés, átláthatóbb feladatok, könnyebb visszakeresés, kevesebb elvesző információ.
Ez a tapasztalat segít abban, hogy ne csak programot írjak, hanem működési problémára keressek technikai választ.
Szolgáltatások
Miben tudok segíteni?
Belső nyilvántartások
Ügyfelek, eszközök, projektek, feladatok, rendelések vagy egyéb céges adatok átlátható, kereshető kezelése.
Ügyfélkezelési megoldások
Nem feltétlenül kell hatalmas CRM. Sok cégnek egy jól testreszabott, a saját működéséhez igazított ügyfélkezelő sokkal hasznosabb.
Feladat- és státuszkövetés
Ki mit csinál, hol tart, mire vár, mi készült el, hol van elakadás - ezek legyenek láthatóak és visszakereshetőek.
Excel-kiváltás vagy Excel-kiegészítés
Nem minden Excel rossz. Van, amit elég rendbe tenni, van, amit rendszerbe kell emelni, és van, amit automatizálni kell.
Adatimportok és adatátadások
Ügyfelektől, weboldalról, webshopból, külső rendszerekből vagy régi adatbázisokból érkező adatok kezelése.
Adminisztrációs automatizálás
Ismétlődő kézi lépések csökkentése: értesítések, listaépítés, státuszváltások, adatrögzítési segítségek, riport-előkészítés.
Riportok és vezetői nézetek
Nem kell minden részletet kézzel végignézni. A fontos számok, állapotok és elakadások legyenek gyorsan láthatóak.
Meglévő rendszerek összekötése
Ha több külön rendszer dolgozik egymás mellett, meg lehet nézni, hol érdemes adatkapcsolatot vagy egyszerűbb átadást kialakítani.
Egyedi kisvállalati webes rendszerek
Olyan belső webes megoldások, amelyek nem a világnak készülnek, hanem a cég napi munkáját teszik egyszerűbbé.
Költséghatékonyság
Nem biztos, hogy új rendszer kell. Lehet, hogy először a működést kell rendbe tenni.
Sok működési probléma nem attól oldódik meg, hogy veszünk egy új szoftvert. Ha a folyamat nincs tisztázva, az új rendszer csak drágábban fogja leképezni ugyanazt a káoszt.
Ezért először azt nézem meg, hogyan dolgoztok most, mi az, ami bevált, mi az, ami felesleges, és hol van valódi veszteség időben, pénzben vagy figyelemben.
A fejlesztés lehet fokozatos. Nem kell mindent egyszerre átállítani, és nem kell a cég működését szétverni. A cél az, hogy mindig a következő, valóban hasznos lépést tegyük meg.
Eredmény
Mi változik, ha rendben van a céges működés IT-oldala?
Kevesebb kézi munka
Az ismétlődő, unalmas, hibalehetőségekkel teli feladatok egy része automatizálható vagy egyszerűsíthető.
Kevesebb hibalehetőség
Ha kevesebbszer kell ugyanazt az adatot kézzel átírni, kevesebb az elgépelés, kimaradás és félreértés.
Gyorsabb ügyintézés
Az adatok, ügyek, feladatok és állapotok könnyebben megtalálhatóak, így kevesebb idő megy keresgélésre.
Átláthatóbb feladatok
Látszik, mi van folyamatban, mire várunk, mi készült el, és mi akadt el.
Jobb vezetői rálátás
A fontos információk nem csak külön emberek fejében vagy táblázataiban élnek, hanem könnyebben áttekinthetőek.
Kevésbé kulcsemberfüggő működés
Ha a folyamatok és adatok rendezettebbek, kevésbé sérülékeny a cég egyetlen ember hiánya miatt.
Kereshetőbb adatok
A régi információk, ügyek, ügyfelek, eszközök vagy projektek könnyebben visszakereshetőek.
Tervezhetőbb fejlesztés
Ha látszik, hol van a legnagyobb elakadás, nem érzésre fejlesztünk, hanem fontossági sorrend alapján.
Kezdjük áttekintéssel
Lehet, hogy nem új szoftver kell. Hanem egy működés, amit végre át lehet látni.
Ha a cégedben sok a kézi adminisztráció, szétszórtak az adatok, nehezen követhetőek a feladatok, vagy túl sok minden függ egy-egy kulcsembertől, érdemes először átbeszélni, hol akad el a napi működés.